Le CV m’a rassuré, le candidat m’a convaincu en entretien, ses soft-skills semblent en ligne avec mes attentes, il se projette dans le poste proposé : autant d’éléments qui m’amènent à passer à l’étape de la proposition d’embauche. Et pourtant, je pourrais encore en savoir plus avant de prendre ma décision, grâce à une prise de références !
La prise de références, c’est quoi exactement ?
La prise de références consiste, pour un employeur potentiel – ou le cabinet de recrutement qu’il a mandaté – à contacter des personnes susceptibles de mettre en lumière les points forts et les axes de développement d’un candidat. Elle permet également de confirmer, au moins en partie, les réalisations et les qualifications mentionnées par ledit candidat dans son CV ou lors des entretiens.
Les personnes contactées, appelées référents professionnels, sont généralement d’anciens responsables hiérarchiques du candidat, mais il peut s’agir également de responsables RH, de pairs avec qui il a pu collaborer, voire de clients (pour les profils commerciaux notamment).
2 règles à respecter lorsqu’on prend des références
On ne prend des références qu’avec l’accord du candidat
Cela semble évident, et pourtant la prise de références « sauvage », sans accord du candidat, est encore régulièrement pratiquée. Or le fait que vous connaissiez un de ses employeurs, un de ses clients, fournisseurs ou partenaires, ne vous autorise pas pour autant à vous renseigner directement. La CNIL est très stricte sur ce point (https://www.cnil.fr/fr/les-operations-de-recrutement) ! Mettez-vous dans la peau du candidat et imaginez les conséquences si, par personnes interposées, son employeur était mis au courant de ses démarches.
Ne contactez donc que les personnes dont les coordonnées vous ont été explicitement transmises. Cependant, cela ne vous empêche pas, si besoin, de challenger la pertinence de ces contacts ! D’ailleurs, en pratique, il est d’usage de demander 2 à 3 noms de référents afin de donner du sens à l’exercice et de pouvoir croiser les informations recueillies.
La référence doit rester…professionnelle
Les questions posées aux référents professionnels doivent concerner uniquement la sphère professionnelle. Pas question de collecter des informations sur l’état de santé du candidat ou ses antécédents médicaux, sa vie de famille, ses préférences sexuelles ou ses goûts personnels par exemple. Aussi focalisez votre attention sur les sujets relatifs aux postes occupés par le candidat, ses qualifications, ses compétences comportementales, sa performance, son éthique,…
Par ailleurs, n’oubliez pas qu’un candidat évolue au cours de sa vie professionnelle, tant dans son métier que dans son comportement. C’est pourquoi prendre des références sur des expériences datant de plus de 5 présente généralement un intérêt limité.
20 exemples de questions pour une bonne prise de références
Maintenant que vous connaissez les règles à respecter, il est important de préparer votre prise de références. Car appeler une personne sans établir clairement une trame pour l’échange risque d’être contre-productif. Veillez donc à élaborer votre liste de questions en fonction de ce que vous souhaitez « creuser ». La plupart du temps, il s’agit de thématiques qui sont ressorties de vos entretiens ou, éventuellement, de l’analyse de certains tests réalisés par le candidat.
Pour vous aider dans votre démarche, voici une liste de questions potentiellement intéressantes.
- Pouvez-vous me préciser quelle fonction vous teniez lors de votre collaboration avec le candidat ?
- Quel était votre lien exact avec le candidat dans l’entreprise ?
- Dans quel cadre avez-vous collaboré avec le candidat ?
- Pendant combien de temps avez-vous travaillé avec le candidat ?
- Pouvez-vous me confirmer les dates de début et de fin d’emploi du candidat, ainsi que l’intitulé exact de son poste ?
- Selon vous, pourquoi le candidat a-t-il quitté votre entreprise ?
- Pouvez-vous me préciser quelles étaient les responsabilités exactes du candidat au sein de l’entreprise ?
- Quels sont les principaux challenges auxquels a dû faire face le candidat ?
- Comment le candidat a-t-il relevé ces défis ?
- Est-ce que le candidat a été amené à gérer des conflits dans l’entreprise ?
- Globalement, comment évaluez-vous la performance du candidat ?
- Pouvez-vous me dire ce que vous pensez de la performance du candidat sur le point suivant ? (Citer)
- Y a-t-il des sujets pour lesquels le candidat a été mis en difficulté ?
- Quelles sont les compétences professionnelles que vous mettriez en avant concernant le candidat ?
- Qu’avez-vous principalement apprécié dans votre collaboration avec le candidat ?
- Quelles sont les qualités personnelles, comportementales, que vous citeriez concernant le candidat ?
- A contrario, dans quels domaines le candidat peut-il encore progresser ?
- Quelles suggestions pourriez-vous me faire pour rendre la collaboration facile avec le candidat ?
- Quel style de management convient au candidat selon vous ?
- Si l’occasion se présentait, seriez-vous prêt à travailler à nouveau avec le candidat ? Et pourquoi ?
Bien entendu, cette liste est non exhaustive et il est important de bâtir votre questionnement en fonction des spécificités du poste à pourvoir (technicité, responsabilité managériale ou non, autonomie attendue, contextes particuliers liés au poste, etc.). Tant que vos questions permettent d’imaginer la façon dont le candidat se comporterait dans son nouveau rôle, au sein de votre entreprise, elles sont utiles !
Expert en recrutement et conseil en développement, Stéphane Salto est partner chez Peeers.
Stéphane accompagne ses clients sur des missions de chasse de tête, et les aide à optimiser leurs processus de recrutement. Il intervient également sur l’évaluation du capital humain.
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